화상회의는 리모트 워크 환경에서 함께 문제를 논의하고 해결하는 데 큰 도움이 됩니다. 팬데믹뿐만 아니라 독감 시즌에도 전염을 방지하기에 매우 효과적인 방법이죠.
화상회의를 통해 생산성을 향상할 수도 있지만, 반대로 시간 낭비로 느껴질 수도 있는데요. 발생할 수 있는 대표적인 문제는 의사소통의 지연, 논제에서 벗어난 이야기 등이 있습니다.
최근 많은 회사가 리모트 워크로 전환하고 있어 비대면 회의를 성공적으로 이끄는 것 또한 관리자(리더)가 갖춰야 할 역량으로 떠오르고 있죠.
오늘은 화상회의 효율과 직원들의 사기를 동시에 높이는 7가지 방법을 준비해 보았습니다. 구성원이 적극적으로 참여하는 회의 분위기를 조성하고 싶다면 이 글을 주목하시기 바랍니다.
효율적인 화상회의를 위한 7가지 방법
1. 회의가 정말 필요한지 자문하기
회의를 결정하고 참여할 구성원들의 일정을 조정하기 전 모든 참여자가 회의에 참석해야 하는 이유와 본 회의를 통해 무엇을 얻어 갈 것인지 미리 결정하고, 회의 이후에는 무엇이 도움이 되었는지 평가해보시기 바랍니다.
이메일, 업무 툴(메신저)을 이용해 논의가 가능한지 체크해 보는 것도 하나의 방법입니다.
회의가 길어져 “이 문제는 나중에 이메일(혹은 업무 툴)을 위해 추가 논의하기로” 했다면 회의의 생산성을 다시 한 번 판단해 보는 것을 추천드립니다.
2. 정해진 일정에 진행하기
비대면 여부를 떠나 팀을 효율적으로 관리하기 위해서는 “일관성”이 선행되어야 합니다.
이는 구성원 간의 기준을 수립하고 직원들이 일정에 대해 충분히 준비하고 생각할 시간을 줍니다. 일종의 약속 같은 거죠.
매주 같은 날에 회의를 진행하기로 결정했다거나, 필요에 의해 회의가 소집되었다면 가능한 정해진 일정에 따르시는 것이 좋습니다.
일관된 일정은 구성원에게 신뢰감을 주며 당일 방심하지 않고 회의를 준비할 수 있습니다.
회의 시간에 맞춰 당일 업무량을 관리할 수 있기 때문에 갑작스럽게 진행할 때보다 질문할 내용을 준비하거나 생각했던 아이디어를 공유할 수 있죠. 간단하지만 회의의 질을 높일 수 있는 가장 확실한 방법입니다.
3. 사전에 회의 Agenda 공유하기
아무 생각 없이 회의에 참석하는 것만큼이나 비효율적인 업무는 없죠.
Salary.com의 2012년 조사에 따르면 미국 직장인 중 47%는 직장에서의 시간 낭비 원인으로 “회의가 너무 많은 것”으로 뽑았다고 합니다.
회의 전 공유되어야 할 것은 잘 정리된 보고용 보고서가 아닙니다. 오히려 모든 사람들이 잘 이해할만한 짧고 명확한 요점 노트죠.
거창할 필요도 없어요. 이메일이나 업무용 메신저를 활용해 회의 참석자에게만 간략하게 공유하면 됩니다.
중요한 것은 참여자들이 그에 따라 미리 준비할 수 있도록 하는 것이죠. 사전에 공유함으로써 참여자들은 정해진 안건을 해결하기 위한 방법을 모색할 수 있습니다.
또한 회의가 시작되면 일일이 설명할 필요 없이 바로 해결 방안에 대해 논할 수 있어 회의의 생산성을 높일 수 있습니다.
이는 다른 주제를 논의할 가능성도 낮춰 회의 시간을 줄이는 효과도 있습니다.
4. 참여자에게 지정된 발언 시간 제공하기
회의 Agenda에 대해 일부 팀원을 할당하여 때가 되면 발언권을 갖게 하는 것도 구성원의 집중도를 높이는 하나의 방법입니다.
다만, 이 방법을 위해서는 사전에 회의 Agenda를 명확히 공유할 필요가 있습니다. 충분히 생각할 시간이 필요할 테니까요.
5. Q&A 시간 제공하기
우리는 오감을 이용하여 상대방의 상태를 파악하고 타이밍을 맞추죠. 시간을 충분히 주어 이야기를 끝까지 듣거나, 발언이 끝났음을 암시하고 의견을 제시하는 것이 그 예입니다.
이에 화상으로 회의를 진행할 경우 흐름을 놓치기 쉽습니다.
특히 다른 사람의 말이 끝나지 않았는데 이를 놓치고 발언을 방해하거나, 동시에 발언하게 되는 경우가 종종 발생하는데요.
주제별로 논의가 끝난 후에 팀원들이 질문하거나 의견을 제시할 수 있는 시간을 제공해보세요. 회의 도중 질문하는 것을 어렵게 생각하는 팀원들의 참여를 이끌 수 있을 것입니다.
6. 음소거 및 손들기 기능 적극 활용하기
의도치 않은 소음은 화상회의에서 종종 발생하는 문제입니다. 이는 청취자를 산만하게 하고, 발제의 흐름을 끊게 하죠.
발제자 외 음소거를 하는 것은 회의에 대해 무신경하고 집중도를 낮추기 위함이 아닙니다. 침묵된 환경을 통해 발제자의 소리를 또렷하게 하여 회의에 집중시키기 위함이죠.
ZOOM과 같은 일부 화상회의 툴에서는 손 들기와 같은 기능도 제공하고 있는데요. 이러한 기능을 활용하면 보다 능동적인 회의가 가능합니다.
7. 최적의 화상회의 툴 도입하기
현재 Zoom, Skype, Google Hangouts, Go-To-Meeting 등 다양한 화상회의 툴이 있습니다. 각 툴은 수용할 수 있는 인원, 비용, 기능이 약간씩 상이합니다.
구성원들과 함께 다양한 툴을 테스트해보고 조직에 최적화된 툴을 도입해보세요. 툴 활용에 있어 생길 수 있는 불만을 최소화할 수 있습니다.
결론
지성집단이 필요하기에 우리는 회의에서 벗어날 수는 없을 것입니다. 회의는 시간 낭비가 아니라 더 좋은 것을 지향하기 위함 합니다.
이를 인지하고 진행한다면 효율적인 회의를 통해 구성원의 참여도와 업무의 생산성이라는 두 마리의 토끼를 잡을 수 있을 것입니다.
<출처 : we work remotely>
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